Blog de muebles de oficina en OfficeAnything.com: octubre de 2020

Al asumir un proyecto de renovación de la oficina, siempre debe prepararse para el crecimiento futuro. Como sin duda querrá tener éxito en el lugar de trabajo, la preparación para el crecimiento futuro garantiza que tenga los componentes que necesitará, cuando más los necesite. En el artículo de hoy compartiremos consejos útiles, consejos y sugerencias de productos para ayudarlo a crear un impresionante interior de oficina que está construido para hoy con énfasis en el mañana. Cualquier proyecto exitoso de cambio de oficina comienza con una planificación eficaz del espacio. Antes de salir corriendo y comprar muchos muebles nuevos, tómese el tiempo para medir su área. Tome las dimensiones perimetrales de su espacio con una cinta métrica y asegúrese de tomar nota de todas las entradas, tomas de corriente y ventanas que afectarán la forma en que se ajustan los muebles de su oficina. Dibuje sus dimensiones en papel y haga algunas copias. Intente dibujar algunas ideas de diseño potenciales.

Esté atento a dónde funcionará mejor su futura configuración de escritorio. Tenga una idea de dónde se ubicarán sus archivadores y acentos de sala adicionales. Al hacerlo, se asegurará de saber con qué tiene que trabajar tanto ahora como en el futuro. Ir con una colección de muebles modulares de servicio completo le permitirá agregar componentes en el futuro a medida que los necesite. Marcas como Mayline y Global Total Office ofrecen líneas modulares más vendidas como Medina, Sterling, Zira y Princeton que brindan a los compradores capacidades interiores ilimitadas. ¿Trabajando con un espacio pequeño? Si elige muebles de una colección modular, será recompensado con muchas maneras excelentes de maximizar sus pies cuadrados. Hay muchos tamaños de escritorio, formas, credenzas y extensiones de superficie de trabajo disponibles para ayudarlo a crear una estación de trabajo modular que está diseñada para satisfacer sus necesidades específicas tanto ahora como en el futuro. Prepararse para el crecimiento futuro no significa que deba sobrecargar su entorno de trabajo actual. Quién sabe, el crecimiento que puede experimentar dentro de una organización puede requerir que se mude a una oficina completamente nueva. Ahí es donde entran los muebles modulares.

Podrá agregar de manera simple y efectiva los componentes de almacenamiento y las extensiones de escritorio necesarios para complementar su nuevo espacio. También ahorrará un paquete en comparación con la compra de todos los muebles nuevos. Analice la cantidad de espacio de almacenamiento abierto que tiene actualmente. ¿Los cajones de archivos están muy compactados? ¿Las estanterías están llenas de literatura y materiales de presentación? Si es así, deberá proporcionarse más espacio de almacenamiento en su nueva configuración de muebles. En lugar de una credenza de espacio abierto para las rodillas que se sienta detrás de su escritorio, considere agregar un archivador muebles para oficina lateral en la misma ubicación. Al instante tendrá al menos dos cajones más para el almacenamiento de documentos, y una superficie de trabajo que se puede usar para las mismas aplicaciones que una tapa de credenza. ¡Los pedestales de escritorio también serán muy útiles! En estos días, la mayoría de ellos están movilizados. Esto significa que puede moverlos para maximizar su espacio operativo. Los pedestales de escritorio se pueden ubicar efectivamente debajo de las superficies de trabajo o a lo largo de los muros perimetrales de su oficina. ¡Salta la planta en maceta y complementa tu espacio con un pedestal de escritorio más espacio de almacenamiento!

Seguro que querrá que su espacio actual presente los acentos estéticos necesarios para crear un atractivo visual, pero la funcionalidad operativa es lo primero. Siempre puede colocar imágenes y plantas en la parte superior de los gabinetes de almacenamiento para lograr lo mejor de ambos mundos. Si tienes espacio limitado en el piso, ¡llévate a las paredes de tu oficina! Al comprar una nueva configuración de escritorio, asegúrese de seleccionar una que incluya una cabina de almacenamiento superior. Estas herramientas de organización se montarán directamente en su pared o se colocarán encima de una credenza. Muchos profesionales de negocios que trabajan en áreas estrechas comprarán múltiples gabinetes de almacenamiento de pared para liberar espacio en el piso. Las cabañas se pueden montar directamente una encima de la otra si es necesario para proporcionarle la máxima cantidad de espacio de almacenamiento posible. Prepararse para el crecimiento futuro es simplemente inteligente. Para ejecutar correctamente, necesitará un plan de ataque viable. Analice qué tan rápido recorre el espacio de archivos cada mes para comprender mejor cuándo necesitará más. Considere reorganizar el diseño actual de su escritorio de oficina para liberar espacio en el piso y en la pared que podría usarse para acomodar más espacio de almacenamiento. Si su escritorio comienza a verse abarrotado, busque extensiones modulares y productos ergonómicos geniales, como brazos de monitor ajustables, diseñados específicamente para liberar espacio de trabajo adicional. A la larga, su futuro crecimiento y éxito estarán determinados por la eficacia con la que planifique.

L’Archivista: octubre de 2020

Esta semana, paso un poco de tiempo con mis padres en Ohio y en el Best Practices Exchange (BPE) de 2011 en Lexington, Kentucky. El BPE, que reúne a archiveros y bibliotecarios del gobierno estatal, académicos y de otro tipo, y a otras personas que buscan preservar la información duradera del gobierno estatal de valor perdurable, es mi conferencia de archivo favorita. Antes de comenzar a detallar los aspectos más destacados de hoy, debo decir algunas cosas sobre el contenido de estas publicaciones. Pasando al BPE de este año, voy a dedicar el resto de esta publicación a las ideas y predicciones ofrecidas por el Jefe de Información de la Administración de Archivos y Registros Nacionales de los Estados Unidos (NARA) Mike Wash, quien habló esta mañana sobre los Registros Electrónicos Archivos (ERA), el complejo, ambicioso y a veces problemático sistema de registros electrónicos de NARA, y algunos cambios que están en el horizonte. En la actualidad, ERA funciona: el personal lo utiliza para incorporar, procesar y almacenar registros electrónicos.

En la actualidad, ERA tiene aproximadamente 130 TB de datos. La Oficina de Administración y Presupuesto quiere que NARA reciba 10 TB de datos por trimestre, y NARA está trabajando con agencias para cumplir con este punto de referencia. Sin embargo, ERA carece de un mecanismo de acceso integrado y contiene múltiples módulos. El módulo Base maneja los datos de la agencia ejecutiva, el módulo EOP maneja los registros presidenciales (e incluye algunos mecanismos de acceso interno), el módulo Clasificado contiene registros clasificados y se construyeron varios otros módulos para tratar problemas específicos. La arquitectura de la solución es crítica. Los múltiples módulos de ERA son un signo de una arquitectura de sistema fallida. Cualquier persona que construya un sistema de este tipo debe considerar cuidadosamente la arquitectura técnica y comercial durante la etapa de planificación y debe administrar la arquitectura cuidadosamente a lo largo del tiempo. El proceso de gobernanza debe ser claro y debe comenzar con las partes interesadas del negocio. ¿Qué necesitan realmente que haga el sistema y cómo se asegura de que todos permanezcan en la misma página durante todo el proceso?

La tecnología de la información desafía invariablemente el control y la autoridad, pero si configura su proceso de gobernanza correctamente, debería poder retener el control sobre el desarrollo del sistema. Sobre comunicarse. Los financiadores y otros grupos poderosos necesitan actualizaciones frecuentes; no seguir proporcionándoles información puede ser profundamente perjudicial. Debes gestionar el proyecto. El gobierno federal tiende a contratar contratistas para desarrollar sistemas de TI, y las relaciones con los contratistas tienden a deteriorarse aproximadamente seis meses después de que se adjudica el contrato. La mayoría de las agencias federales otorgan autoridad a los contratistas porque detestan ser vistos como responsables en caso de que un proyecto falle, pero mantener el control del proyecto aumenta sus posibilidades de obtener el sistema que desea. Mire los costos de cerca. Las disposiciones que aumentan los costos tienen una forma de infiltrarse archiveros en los contratos. Tenga en cuenta los problemas de propiedad intelectual. En la actualidad, nuestra capacidad de adquirir datos está limitada por limitaciones de ancho de banda. Lleva más de tres días transmitir 20 TB de datos a través de una línea de datos de 1 gbps y al menos un mes para transmitirlos a través de Internet. NARA recientemente tomó la custodia de 330 TB de datos del censo de 2010, y lo hizo aceptando un camión de hardware; En la actualidad, no hay alternativas a este enfoque. La tasa de creación de datos continúa acelerándose. La administración de George W. Bush creó 80 TB de registros en el transcurso de 8 años, pero la administración de Obama probablemente creó más de 80 TB de datos durante su primer año. NARA debe efectuarse cambiando algunos de los metadatos asociados con los registros que se transfieren. Wash señaló que el paso a la computación en la nube traerá a la luz nuevas preocupaciones de preservación y autenticación.

El secretario y el archivero deben acordar un período de tiempo específico para el mantenimiento y la transferencia de materiales. Algunos documentos pueden transferirse dentro de tres meses, otros en seis meses, otros en un año, etc. La idea principal es que los documentos se transfieran regularmente. CÓMO SELECCIONAR CUÁLES MATERIALES MANTENER. 4. No es suficiente que los documentos se envíen «hacia abajo» a los archivos. Debe haber un proceso de evaluación y selección de los documentos que deben conservarse. Si el archivero es al mismo tiempo secretario provincial, el problema está medio resuelto. Sin embargo, si hay diferentes personas que ocupan estos cargos, debe haber un acuerdo entre ellos para celebrar reuniones periódicas para discutir los méritos de los documentos, preferiblemente junto con otro miembro de la congregación. Deben determinar el valor del documento en función de su importancia histórica, probatoria, investigativa, fiscal, fiscal y administrativa. 6. Es una buena idea tener un sistema para iniciar el proceso de recolección, evaluación y, finalmente, clasificar los materiales.